Aralık ayı, malî işlemler bakımından dönem sonu olması itibarıyla hem bulunulan dönem için bazı işlemlerin tamamlanıp gözden geçirilmesi hem de müteakip dönem için bazı hazırlıkların yapılması bakımından önemli bir ay.Sene sonuna yaklaştığımız bu günlerde işletmenin gerçek malî durumunu net olarak görebilmek için yapılması gereken önemli işlemler bulunuyor. Vergi kanunları açısından her hesap dönemi sonunda işletmedeki kıymetlerin gerçek durumunu ortaya çıkarabilmek ve vergiye tâbi kazancı tespit edebilmek için yapılması mecbur tutulan sayım ve kontrol işleminden bahsediyorum. Envanter olarak isimlendirilen bu işlem, sene sonunda işletmenin kâr-zarar durumunun ortaya çıkarılması ve bilançonun hazırlanması aşamasında yapılması gereken teknik bir çalışmadır. Envanter işlemi muhasebe kayıtlarıyla gerçek durum arasındaki farkın ortaya konulmasını sağlar. Yani sene içerisinde satılmış, kırılmış, bozulmuş olan bir mal veya ödenmiş olan bir borç kayıtlarda hâlâ mevcut ve ödenmemiş görünüyor olabilir. Bu durum ancak sene sonunda yapılacak fiilî ve kaydî envanter ile ortaya çıkacaktır. Zaten kanunen de bilanço esasına göre defter tutmak mecburiyetinde olan mükellefler hesap dönemi sonunda envanter çıkarmak zorunda. Envanter çıkarmak, Vergi Usul Kanunu’nda bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmek şeklinde tanımlanıyor. Bilindiği gibi kanunen şirketler, sahiplerinden ayrı bir kişilik olarak kabul ediliyor. Ayrıca her dönemin birbirinden ayrılmasını gerektiren dönemsellik, süreklilik, önemlilik, objektiflik gibi ilkeler bulunuyor. Muhasebeden beklenti artık sadece doğru vergi matrahını belirlemek değil. İşletme sahipleri ve ortakları muhasebe departmanının doğru kâr veya doğru sonucun ne olduğunu da net olarak ortaya koymasını bekliyor. Ayrıca işyeri sahipleri de çalışanlarını her zaman kontrol edemediği için en basitinden sene içerisinde istenmeden oluşan kayıpları bile fark edemeyebiliyor. Bu yüzden sene sonunda yapılacak envanter ve değerleme işlemlerini ihmal etmemek gerekiyor. Bu sayede işletmedeki kayıp veya kaçak daha kısa sürede tespit edilebilir ve gerekli tedbirler alınabilir. Üstelik daha sonra vergi idaresi tarafından yöneltilecek sorulara ve istenecek bilgilere de daha kolay cevap verilebilir. Yapılacak envanter neticesinde fiilî durum ile muhasebe kayıtları arasında fark bulunuyorsa, bu farkın sebebi araştırılmalı ve gerekli düzeltme kayıtları yapılmalıdır. Yazılı kayıtlar üzerinde yapılan çalışmalar neticesinde fiilî envanterle olan farklılık sebepleri ve söz konusu farkın dayanağı bulunamıyorsa, mevcut yazılı kayıtlar fiilî envantere göre düzeltilmelidir.Envanter defteri tutulması zorunluEsasen hem Ticaret Kanunu hem de Vergi Usul Kanunu açısından tutulması mecbur olan envanter defteri maalesef bazı işletmeler tarafından hiç tutulmuyor. Bu yüzden uygulamada dönem sonu işlemlerine yeterince ehemmiyet verilmediğine ve daha çok kaydî işlemler yani defter kayıtları esas alınarak malî tabloların düzenlendiğine şahit oluyoruz. Bu ise çoğu zaman şirket ile kamu idaresi, ortakları, müşterileri, satıcıları vs. arasında uyuşmazlıkların ortaya çıkmasına sebep oluyor. Envanter işleminden sadece stokların sayılması anlaşılmamalı. Envanterin demirbaşlar, taşıtlar, çalışanların sigortaları vs. gibi tüm hesaplar için yapılması gerekiyor. Envanter sonrasında ayrıntılı bir şekilde listeler, tablolar vs. düzenlenmelidir. Unutulmamalıdır ki işletmenin kârlılık durumunun doğru ve gerçekçi tespit edilmesi, envanter ve değerleme işlemlerinin hatasız yapılmasına bağlıdır. Bugünlerde revaçta olan bağımsız denetçilik de işletmenin malî durumunu tüm taraflar için net şekilde ortaya koymaya matuf bir meslek olarak gelişti. Türk Ticaret Kanunu, bağımsız denetçilere bunu tesis etmek için çok geniş yetki ve sorumluluklar yüklüyor.Envanter nasıl yapılmalı?Envanter yapılırken en azından aşağıdaki hususlara dikkat edilmesinde fayda var: Fiilî sayım; işletmenin yapısına göre her malı tasnif edip, her tür maldan kaç adet, kaç kilo, kaç metre olduğunun tespit edilerek envanter listesine alınması şeklinde yapılmalı. Listeler hazırlanırken malın işletme mülkiyetinde olup olmadığına bakılmalı. Yani satılmak üzere gönderilen fakat faturası düzenlenmemiş (konsinye) ve emanet mallarla satın alınıp kayıtlara yansıtılmış olduğu halde işletmeye henüz gelmemiş mallar envanter listesine dahil edilmeli. Öte yandan satılmış ve kayıtlara intikal ettirilmiş fakat henüz işletmeden çıkmamış mallarla emanet olarak işletmeye bırakılmış mallar envanter listesine alınmamalı. Envanter neticesinde dönem başı stok + dönem içi alışlar = dönem içi satışlar + dönem sonu stok eşitliğinin sağlanması gerekiyor. Emtianın taşınma, depolama, üretim gibi işlemlere tâbi tutulması aşamalarında fiziken yok olması veya kullanılamaz hale gelmesi durumunda meslek odaları tarafından ilan edilen fire oranları kapsamındaki tutarlar maliyete aktarılabiliyor. Fire oranlarını aşan kayıplar kanunen kabul edilmeyen gider olarak kabul ediliyor. Malların bozulması, kullanma tarihinin geçmesi gibi sebeplerle imha edilecek olması halinde; takdir komisyonlarına bedel takdiri yaptırmak şartıyla ticarî kazancın tespitinde indirim konusu yapılması mümkün. Bunun dışındaki kayıpların KDV açısından değerlendirilmesi yapılmalı, unutulmamalı ki kayıp ve çalıntı malların KDV’si indirim konusu yapılamaz. Kasa sayımı yapılmalı ve fiilî durumla kaydî durum arasında fark bulunması halinde bu farkın sebebi araştırılarak gerekli düzeltme yapılmalıdır. Bu konuyla ilgili diğer bir önemli husus kasa bakiyesinin işletmenin büyüklüğüne ve iş hacmine göre yüksek kabul edilecek meblağda olmaması gerektiğidir. Birçok işletmede kasa hesabının günlük ihtiyaçları aşacak şekilde yüksek tutarda olduğu görülüyor. Bu gibi durumlarla karşılaşan inceleme elemanları bu kadar paranın kasada bulundurulamayacağını ve bu paraların işletme ortakları tarafından şahsi ihtiyaçlar için kullanıldığını kabul edecek, örtülü kazanç dağıtımı gerekçesiyle vergi ve ceza hesaplayacaklardır. Kasadaki dövizler, alınan çekler, verilen çekler, bankalar, alıcılar, alacak senetleri, satıcılar, cari hesaplar, amortismanlar tek tek kontrol edilmeli ve ilişkili kişi veya kuruluşlarla (müşteri, satıcı, banka vs.) mümkünse yazılı olarak mutabakata varılmalıdır. Bu ve benzeri hesaplardaki kayıtların da değerlemesi yapılmalı.
Aralık ayı, malî işlemler bakımından dönem sonu olması itibarıyla hem bulunulan dönem için bazı işlemlerin tamamlanıp gözden geçirilmesi hem de müteakip dönem için bazı hazırlıkların yapılması bakımından önemli bir ay.Sene sonuna yaklaştığımız bu günlerde işletmenin gerçek malî durumunu net olarak görebilmek için yapılması gereken önemli işlemler bulunuyor. Vergi kanunları açısından her hesap dönemi sonunda işletmedeki kıymetlerin gerçek durumunu ortaya çıkarabilmek ve vergiye tâbi kazancı tespit edebilmek için yapılması mecbur tutulan sayım ve kontrol işleminden bahsediyorum. Envanter olarak isimlendirilen bu işlem, sene sonunda işletmenin kâr-zarar durumunun ortaya çıkarılması ve bilançonun hazırlanması aşamasında yapılması gereken teknik bir çalışmadır. Envanter işlemi muhasebe kayıtlarıyla gerçek durum arasındaki farkın ortaya konulmasını sağlar. Yani sene içerisinde satılmış, kırılmış, bozulmuş olan bir mal veya ödenmiş olan bir borç kayıtlarda hâlâ mevcut ve ödenmemiş görünüyor olabilir. Bu durum ancak sene sonunda yapılacak fiilî ve kaydî envanter ile ortaya çıkacaktır. Zaten kanunen de bilanço esasına göre defter tutmak mecburiyetinde olan mükellefler hesap dönemi sonunda envanter çıkarmak zorunda. Envanter çıkarmak, Vergi Usul Kanunu’nda bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmek şeklinde tanımlanıyor. Bilindiği gibi kanunen şirketler, sahiplerinden ayrı bir kişilik olarak kabul ediliyor. Ayrıca her dönemin birbirinden ayrılmasını gerektiren dönemsellik, süreklilik, önemlilik, objektiflik gibi ilkeler bulunuyor. Muhasebeden beklenti artık sadece doğru vergi matrahını belirlemek değil. İşletme sahipleri ve ortakları muhasebe departmanının doğru kâr veya doğru sonucun ne olduğunu da net olarak ortaya koymasını bekliyor. Ayrıca işyeri sahipleri de çalışanlarını her zaman kontrol edemediği için en basitinden sene içerisinde istenmeden oluşan kayıpları bile fark edemeyebiliyor. Bu yüzden sene sonunda yapılacak envanter ve değerleme işlemlerini ihmal etmemek gerekiyor. Bu sayede işletmedeki kayıp veya kaçak daha kısa sürede tespit edilebilir ve gerekli tedbirler alınabilir. Üstelik daha sonra vergi idaresi tarafından yöneltilecek sorulara ve istenecek bilgilere de daha kolay cevap verilebilir. Yapılacak envanter neticesinde fiilî durum ile muhasebe kayıtları arasında fark bulunuyorsa, bu farkın sebebi araştırılmalı ve gerekli düzeltme kayıtları yapılmalıdır. Yazılı kayıtlar üzerinde yapılan çalışmalar neticesinde fiilî envanterle olan farklılık sebepleri ve söz konusu farkın dayanağı bulunamıyorsa, mevcut yazılı kayıtlar fiilî envantere göre düzeltilmelidir.Envanter defteri tutulması zorunluEsasen hem Ticaret Kanunu hem de Vergi Usul Kanunu açısından tutulması mecbur olan envanter defteri maalesef bazı işletmeler tarafından hiç tutulmuyor. Bu yüzden uygulamada dönem sonu işlemlerine yeterince ehemmiyet verilmediğine ve daha çok kaydî işlemler yani defter kayıtları esas alınarak malî tabloların düzenlendiğine şahit oluyoruz. Bu ise çoğu zaman şirket ile kamu idaresi, ortakları, müşterileri, satıcıları vs. arasında uyuşmazlıkların ortaya çıkmasına sebep oluyor. Envanter işleminden sadece stokların sayılması anlaşılmamalı. Envanterin demirbaşlar, taşıtlar, çalışanların sigortaları vs. gibi tüm hesaplar için yapılması gerekiyor. Envanter sonrasında ayrıntılı bir şekilde listeler, tablolar vs. düzenlenmelidir. Unutulmamalıdır ki işletmenin kârlılık durumunun doğru ve gerçekçi tespit edilmesi, envanter ve değerleme işlemlerinin hatasız yapılmasına bağlıdır. Bugünlerde revaçta olan bağımsız denetçilik de işletmenin malî durumunu tüm taraflar için net şekilde ortaya koymaya matuf bir meslek olarak gelişti. Türk Ticaret Kanunu, bağımsız denetçilere bunu tesis etmek için çok geniş yetki ve sorumluluklar yüklüyor.Envanter nasıl yapılmalı?Envanter yapılırken en azından aşağıdaki hususlara dikkat edilmesinde fayda var: Fiilî sayım; işletmenin yapısına göre her malı tasnif edip, her tür maldan kaç adet, kaç kilo, kaç metre olduğunun tespit edilerek envanter listesine alınması şeklinde yapılmalı. Listeler hazırlanırken malın işletme mülkiyetinde olup olmadığına bakılmalı. Yani satılmak üzere gönderilen fakat faturası düzenlenmemiş (konsinye) ve emanet mallarla satın alınıp kayıtlara yansıtılmış olduğu halde işletmeye henüz gelmemiş mallar envanter listesine dahil edilmeli. Öte yandan satılmış ve kayıtlara intikal ettirilmiş fakat henüz işletmeden çıkmamış mallarla emanet olarak işletmeye bırakılmış mallar envanter listesine alınmamalı. Envanter neticesinde dönem başı stok + dönem içi alışlar = dönem içi satışlar + dönem sonu stok eşitliğinin sağlanması gerekiyor. Emtianın taşınma, depolama, üretim gibi işlemlere tâbi tutulması aşamalarında fiziken yok olması veya kullanılamaz hale gelmesi durumunda meslek odaları tarafından ilan edilen fire oranları kapsamındaki tutarlar maliyete aktarılabiliyor. Fire oranlarını aşan kayıplar kanunen kabul edilmeyen gider olarak kabul ediliyor. Malların bozulması, kullanma tarihinin geçmesi gibi sebeplerle imha edilecek olması halinde; takdir komisyonlarına bedel takdiri yaptırmak şartıyla ticarî kazancın tespitinde indirim konusu yapılması mümkün. Bunun dışındaki kayıpların KDV açısından değerlendirilmesi yapılmalı, unutulmamalı ki kayıp ve çalıntı malların KDV’si indirim konusu yapılamaz. Kasa sayımı yapılmalı ve fiilî durumla kaydî durum arasında fark bulunması halinde bu farkın sebebi araştırılarak gerekli düzeltme yapılmalıdır. Bu konuyla ilgili diğer bir önemli husus kasa bakiyesinin işletmenin büyüklüğüne ve iş hacmine göre yüksek kabul edilecek meblağda olmaması gerektiğidir. Birçok işletmede kasa hesabının günlük ihtiyaçları aşacak şekilde yüksek tutarda olduğu görülüyor. Bu gibi durumlarla karşılaşan inceleme elemanları bu kadar paranın kasada bulundurulamayacağını ve bu paraların işletme ortakları tarafından şahsi ihtiyaçlar için kullanıldığını kabul edecek, örtülü kazanç dağıtımı gerekçesiyle vergi ve ceza hesaplayacaklardır. Kasadaki dövizler, alınan çekler, verilen çekler, bankalar, alıcılar, alacak senetleri, satıcılar, cari hesaplar, amortismanlar tek tek kontrol edilmeli ve ilişkili kişi veya kuruluşlarla (müşteri, satıcı, banka vs.) mümkünse yazılı olarak mutabakata varılmalıdır. Bu ve benzeri hesaplardaki kayıtların da değerlemesi yapılmalı.